module verhuur

reservatiebeheer

De verhuurmodule automatiseert het beheer van zaal- en materiaalreservaties.

U kan verhuringen aanmaken, bewerken en verwijderen naar believen, de module waakt erover dat dubbele boekingen uitgesloten zijn. Daarnaast zijn er ook een aantal handige rapporten voorzien, waarmee u ondermeer overzichten van de beschikbaarheid van elke zaal en elk materiaal kan opvragen in diverse formaten, zoals Excel en Pdf. Bovendien sluit het geheel naadloos aan bij de Eyes contactenmodule, zodat u een hele waaier van gegevens over contactpersonen en organisaties kan bijhouden.

zaalbeheer

Zalen kunnen worden onderverdeeld in één of meerdere secties. Deze indeling in secties biedt u de mogelijkheid om een zaal zowel gedeeltelijk als in zijn geheel beschikbaar te stellen voor verhuur. Een verhuring van een halve zaal heeft dan zijn invloed op de beschikbaarheid van de volledige zaal en vice versa.

U kan voor elke zaal kiezen welke activiteiten er kunnen plaats vinden en welke tarieven van toepassing zijn.

materiaalbeheer

Materialen bieden de mogelijkheid om het aantal beschikbare stuks te definiëren. Dit kan in een eenheid naar keuze (per stuk, per meter, ...) en is variabel in de tijd. Materialen kunnen verhuurd worden in hoeveelheden naar keuze. Het systeem zorgt ervoor dat op geen enkel moment het totale aantal uitgeleende stuks het gedefinieerde aantal zal overschrijden.

Ook bij materialen heeft u de mogelijkheid om tarieven en mogelijke activiteiten te definiëren.

verhuringen

Verhuringen kunnen gebeuren in naam van een contactpersoon of in naam van een organisatie. De verhuringen houden verschillende gegevens bij, waaronder een onbeperkt aantal deelverhuringen van diverse zalen en materialen binnen een bepaalde periode. Deze verhuringen hebben ook een status, zoals "Aangevraagd", "Bevestigd", "Geannuleerd", "Geweigerd" en "Wachtlijst". Deze status laat u toe om de reservaties op een eenvoudige manier op te volgen.

U kan verhuringen aanmaken, bewerken en verwijderen, waarbij het systeem ervoor zorgt dat er nooit 2 verhuringen overlappen.

huren via de website

Het is ook mogelijk om huuraanvragen beschikbaar te stellen aan het grote publiek via uw website. Bezoekers kunnen dan een keuze maken tussen een door u samengesteld gamma van beschikbare zalen en materialen. U kan de keuzemogelijkheden en tarieven ook laten afhangen van de organisatie waartoe de bezoeker behoort. Het uitlenen van materialen beperken tot bepaalde verenigingen en het toekennen van voordeeltarieven behoort dus tot de mogelijkheden.

Bezoekers kunnen tenslotte ook huuraanvragen doen op basis van bepaalde vaste patronen. Zo kunnen ze bijvoorbeeld gemakkelijk elke donderdagavond een zaal afhuren gedurende enkele maanden, zonder elke reservatie apart te moeten aanvragen.

koppeling met de boekhouding

Vermits alle data wordt bijgehouden in een SQL2000 Databank en de communicatie tussen de verschillende schermen steeds via XML gebeurt, kunnen de diverse gegevens geëxporteerd worden naar eender welk formaat het aanwezige boekhoudingsoftware vraagt.